摘要：档案是对某一单位或主题下的多宗信息及文件的记录，有文字、图片、影音等多种形式，对组织发展、部门合作等有诸多益处。本文将档案管理工作的多重意义、存在问题以及改进改进路径一一解析，以此来对档案管理工作的重要性加以说明。
关键词：档案管理；重要性；改进路径
作者简介：张铭璐；广西骨伤医院
社会迅速发展前进的今天，人们都在着急向前赶，负责“断后”的档案管理工作颇有被边缘化的趋势。但毫无疑问的是，档案管理工作工作对组织、组织内部的发展都有重要的推进作用。相关从业人员应当跟紧时代步伐，不能让档案管理工作落伍。
一、档案管理工作的重大作用
（一）档案管理工作承载组织发展信息
档案的价值通过记录或传承组织或者事物发展历程来实现。也就是说组织或事物发展过程中相关的项目、会议、文化、人物等信息等信息都会被档案记录下来。新时代加强档案管理工作，一方面有利于更加全面、系统地保存组织发展过程中的原始资料，从而确保这些信息可以为组织的后续发展奠定坚实的信息基础；另一方面档案管理工作在大数据时代的用武之处也大大增加，因为电子档案能够实现对历史数据的分析和研究，从而更加精确地预估组织的未来发展方向，并可以进一步帮助组织正确决策、正向发展。
（二）有利于组织内部的协调配合新时代的档案管理工作和其他很多文字或数据工作一样，正向着愈加规范化、系统化方向发展。自通用汽车的第一条生产线起，标准化、规范化工作已经成为工作的必由之路，档案管理工作也是如此。为各类档案的归档、管理制定规范和标准，组织内部统一适用。尤其是对填写、审核、归档以及借阅这些档案工作的常规流程进行规范将会大大提高组织档案管理工作水平，推进组织内部部门间的协作和交流。
（三）有助于档案原本价值的实现档案的存在价值在于其记载和传承的信息。如前文的分析，新时代档案管理工作正向着标准化和规范化方向不断前进，档案中越来越多的内容被不断地提取并加以利用。现在，浩如烟海的档案信息已经不再是档案室里或者档案信息化系统里的无用信息了，档案的价值越来越多地得以实现。同时，由于对档案工作的最新要求是体现内容的真实与全面性，因此在档案填写上详略更得宜，档案检索上搜索更加高效，档案应用上信息更加实用。
二、档案管理工作的问题所在
（一）档案管理理念及方法落后
档案管理工作说到底还是由人来完成，因此，存在的最大问题还是在人的思想层面，也就是的档案管理的理念不能跟紧时代潮流。主要表现在组织或者单位领导对档案管理工作没有足够关注，被视为基础性工作，无法呈现亮点和新颖之处，无法向更上一级的组织或者领导展示成果。这种思想进一步导致档案管理的方法无法及时更新，依然使用传统方法对档案进行管理、装订、归档，在软件和硬件的装备上都不尽如人意。甚至纸质档案依然是主角，与这个信息化社会格格不入。
（二）档案管理工作标准化不足
当下部分组织的档案管理工作依然没有建立完整、标准、规范的管理体系，例如材料的分类、归档等都尚未形成相应切实可行的标准。档案的表现形式也有多种分类，具体说来由纸质的、相对应的电子的、影音视频的文件以及其他形式的文件。在很多组织内部这些文件甚至没有统一的编码，各部门的档案都在各自为政，当需要归档和入库的时候无法在单位内部形成一致的规范和标准，因此可能出现部门或者需要的人调阅或者借阅档案时，管理者不能准确地找出档案，进而导致工作不能及时完成。
（三）档案管理从业者专业性欠缺
长久以来，在很多单位内部档案管理工作都被认为是技术含量比较低工作，由于工作冗杂，需要长期伏案工作，每日与各种文件资料打交道，这种工作常常被临近退休或者在单位中不被重视的人来从事。由于领导层面的不重视和不专业，档案管理工作的相关从业者也很少有培训或者外出参与专业训练的机会，因此档案管理的从业人员自身本就不具备相应的专业技术，又欠缺培训提升的机会，在工作中只能遵循传统的整理归档方法，没有对档案管理工作形成整体、有效的认知，工作中也没有创新性思维或者方法，常常使得档案管理工作停滞不前。
三、档案管理工作的改进路径
（一）完善档案管理体系
档案管理工作不是一朝一夕的事，是一项系统工程，国家、单位都要有所作为才能推动此项工作加速前进。一是在国家层面，要完善档案管理相关的法律法规和制度规范，设立专门的机构来对各级档案进行专业管理。二是完善档案保存和保密相关制度，从而确保档案完整并不被泄露。二是在单位层面，要在确定单位内部资料归档范围的基础上，明确文件分类、电子版档案的制作流程和格式、文档的调阅和借阅权限等具体事项和制度。
（二）提高档案信息化水平
信息时代，应用信息技术手段提升工作效率已经成为各行各业的共识。提升档案管理工作信息化水平主要从硬件和软件两方面着手。一是硬件方面。要为归档人员配备专用的计算机以及扫描仪等相关设备，这些相对来说较为轻松。二是软件方面。相关单位在有条件的情况下要通过购置专门的档案管理软件来强化本单位的档案工作。上级机关可以将档案密级管理与系统的权限设定相结合，详细划分档案管理人员的等级、权限和职责，借由先进的软件系统，确保单位内部档案管理工作有序推进。
（三）提升工作人员专业素养
档案管理工作看似是简单的文案工作，但因为与各项业务都有关系，因此专业性较强，提升档案管理工作人员的专业素养十分有必要。尤其是当今社会，单位内部的各项工作都处于急剧变化前进的阶段，档案管理从业人员不仅要掌握一些基本的业务知识，还要懂得如何操作计算机和档案系统，这些都增加了他们的工作难度。因此，首先要确定专职的档案管理职位和工作人员。其次要加强人员培训，通过专业化、系统化的培训提升他们的档案工作水平。最后要为相关人员创造交流机会，通过借鉴兄弟单位的档案管理经验，完善自身工作。
结语
当今社会，档案工作的记录和传承作用在时代激流中的重要作用愈加凸显。信息时代为档案管理工作带来了大发展、大变革的机遇的同时，也出现了档案管理领域理念、方法落后、信息化不足、人员专业性不足等问题。相关从业者要紧跟时代步伐、坚持问题导向，打破传统、开拓思路，从建立档案标准化工作体系、提升信息化水平和人员素养等多方面下功夫，以此来最大限度发挥档案管理工作的强大作用。
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