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如何提高办公室文秘工作的质量和水平

作者:admin 发布时间:2022-09-16 10:28

  

作者简介:王文菁,甘肃工业职业技术学院;发表于《办公室业务》期刊
 
  摘要:办公室工作中,文秘工作是核心。因此,办公室各个部门应重视文秘工作,提升工作效率。本文基于办公室文秘工作现状进行分析,明确其工作的重要性,提出提高办公室文秘工作质量的策略。
 
  关键词: 办公室;文秘;工作质量;
 
  实际工作中,文秘工作任务繁重,并且文秘工作种类较为复杂,其工作难度较大,具有一定的挑战性。因此,办公室领导应对文秘工作进行深入了解,清楚文秘本身的工作性质,在工作中给予支持。另外,文秘工作者在实际工作中应明确自身定位,遵守职业道德,在完成领导的要求时,不断提升自身的专业素质,从而提高工作效率。除此之外,办公室主导单位的内外联动工作,文秘工作者扮演着较为重要的角色,在工作过程中,应通过合理的方式舒缓工作压力,有利于提升工作质量和水平。
 
  一、办公室文秘工作的重要性及职责
 
  (一)办公室文秘工作的重要性。办公室文秘工作主要是服务领导,帮助领导规划日常活动,并且牢记领导每日应参与的活动。如领导有出差任务,文秘人员应提前安排相关活动流程,并合理安排领导办公时间,选择合适的交通出行方式。除此之外,办公室文秘人员是领导的传话筒,当领导下达相关指令时,文秘人员应采用合理的方式向各个部门进行传递。因此,办公室文秘人员是上下级传递信息的纽带,对办公室工作及企业未来发展具有重要影响作用。
 
  (二)办公室文秘工作的主要职责。单位在实际发展过程中,行政部门及管理中心都隶属于办公室,因此办公室工作较为复杂,具有多样化的特点。办公室需要对下级部门传递领导下达的任务,还需要向领导转述下级部门工作实际情况。以上工作任务都属于文秘工作范围,不仅任务量较大,还需要关注工作中的各个细节部分。一旦文秘工作出现失误,将给单位产生不良影响。
 
  二、办公室文秘工作存在的问题
 
  (一)缺乏明确的工作目的。在当前办公室文秘工作发展过程中,存在办公室文秘工作缺乏明确工作目的等问题,由于办公室文秘人员每天面临着数量繁多、内容复杂的工作任务,需要通过明确的工作目的、目标,提升工作的质量和水平。同时,办公室文秘人员要分析领导对于工作的相关意图,进而避免出现领导意图传达错误和不及时的问题。目前,很多办公室文秘人员在工作的过程中,缺乏对工作内容的统筹规划与管理,也没有通过完善各项工作内容之间的关系,充分分析领导工作意图,提升办公室文秘工作水平,甚至一些办公室文秘人员在工作期间,缺乏对单位现状的透彻理解和认知,给办公室文秘工作的开展带来不利影响。
 
  (二)缺乏日常的工作能力。在企业不断发展的过程中,各部门对于人才的需求逐渐增加,并且对于高校办公室文秘专业学生培养工作提出新的要求。当前办公室文秘人员在日常工作和发展中,存在缺乏工作能力、工作素养有待提升等问题。随着单位各部门工作任务的增加,导致办公室文秘工作难度增加,进而很容易导致文秘在日常工作和管理中出现消极问题。同时,部分企业在招收文秘人员的过程中,缺乏对工作能力、专业能力、文化素养的全面考虑,所招收的文秘人员,专业素质有待提升,在日常工作中不能准确了解工作流程,难以肩负起更多的工作任务,从而造成工作效率和质量下降。目前,还存在企业缺乏对原有文秘人员知识和能力培养力度的问题,没有通过优化文秘人员知识系统,提升现代化工作能力和文化素养,促进办公室文秘工作有效进行,很容易出现误解领导意图,降低工作质量的问题,甚至还会引发失误。
 
  (三)创新的意识有待提升。在企业发展过程中,需要坚持与时俱进的发展理念,在优化企业管理模式的基础上,加强办公室文秘工作模式优化和创新能力的培养。新时期,办公室文秘工作还是以传统工作方式为主,未能结合时代发展和企业面临的市场环境,提升创新意识和创新能力。同时,以传统文秘工作方式为主的相关工作,不仅出现落后趋势,还会导致其工作效果不够理想。在传统管理模式的应用中,还会使文秘人员在工作安排、管理等方面面临诸多阻碍,缺乏对相关工作模式和内容的有效布置。互联网时代,需要单位内部提升对文秘工作的认识,采用加强对文秘人员创新意识的培养、创新能力的培养等形式,增强文秘人员在信息化技术应用、学习等方面的综合能力,帮助文秘人员树立正确的工作理念。部分单位缺乏对文秘人员创新意识的培养,没有通过强化其信息化管理能力、技术能力等形式,提升文秘工作人员的创新意识和创新能力。
 
  三、提高办公室文秘工作质量和水平的路径
 
  (一)提升文秘工作者职业能力。在提升办公室文秘工作质量与水平的过程中,需要强化文秘人员的职业能力,并通过促进文秘工作人员创新发展等形式,让其更好地参与到企业发展和相关工作中。首先,需要加强对文秘工作者公文处理能力的培养,单位可以坚持统一管理的方式,引导文秘人员做好文件登记相关工作,还要在文件审核方面把好收文关口,最主要的是明确文秘工作的目的和目标,通过正确理解领导批示、加强公文内容传递分析等形式,更好地提升自身的职业能力和工作能力。文秘人员可以对收到的公文进行分类摆放,按照相应顺序了解文件的紧急性和重要性,进而推动办公室文秘工作规范化发展。文秘人员需要具有灵活的工作理念方式,坚持不拖延、不误事的基本要求,加强管理观念的转变,还要灵活地把文件传达至各部门。在日常工作中,需要认真仔细地做好文书归档工作,并通过明确文秘工作目标、有序摆放和加强公文电子备份等形式,促进公文管理能力和职业能力水平的提升。文秘人员要不断强化自身在文件起草方面的职业能力,通过学习文书起草方式、灵活运用各种文书等形式,培养自身的思想修养和知识储备,通过更加高质量的文件写作内容和风格,准确把握领导的讲话意图和语言风格,促进职业能力的发展。
 
  (二)提升文秘工作者的综合素质。办公室文秘人员在日常工作过程中,需要提升自我综合素质与能力。单位需要加强对文秘人员综合素质和整体素质的培养力度,可以定期对办公室文秘人员进行培训,增强文秘工作人员对文秘工作流程、内容的全面了解,还可以通过强化文秘人员表达能力、合作能力、沟通能力等形式,促进相关工作的合理开展。办公室文秘人员要不断巩固自身的专业知识和沟通交流能力,通过与各部门之间有效沟通互动等形式,促进文秘工作顺利开展。文秘人员需要强化自主学习能力,通过对现代化管理系统、知识系统进行学习等策略,提升自我政治素养和综合素养,运用现代化的管理理念和方式,推动自我管理能力与水平全面发展。在提升文秘人员综合素质的过程中,单位可以采用定期开展文秘工作培训活动、主题会议等形式,增强文秘人员的创新力和管理能力。互联网时代,需要加强对文秘人员信息化素养、信息化意识的培养,并通过增强信息化管理能力、信息化管理素养等形式,推动办公室文秘工作的合理开展,充分落实文秘相关工作。
 
  (三)树立文秘工作者大局意识。在办公室文秘工作水平提升的过程中,需要引导文秘人员树立大局意识,只有胸怀大局意识,才能推动单位健康发展。还要考虑单位整体利益,防止因贪图小便宜而出现不良行为。在日常工作中,要以大局为重,推动各项工作有序开展。为了保障工作圆满完成,文秘人员必须严格规范自身的行为举止,并通过树立大局意识,提高综合能力水平。为提升工作效率,办公室文秘人员在工作期间,要考虑待处理工作的整体性特征,并且结合最恰当的操作方法,让工作达到事半功倍的效果。除此之外,文秘人员还要加强与领导之间的沟通和互动,通过及时向上级部门递送相关信息等形式,在最短的时间内解决问题,为推动后续工作的顺利开展提供保障。
 
  (四)要加强学习,不断提高业务技能。当今时代,社会发展日新月异。文秘人员一定要树立学习意识,不断提高业务技能。首先,要认真学习党的路线方针政策,做到政治意识明确,才能保证正确的工作方向;其次,要加强办公室业务知识的学习,了解时代发展变化,努力学习文秘工作的经验和做法,提高自己的业务水平;最后,要掌握现代办公设备和技术的应用,更加高效地做好办公室工作。文秘人员只有不断地学习,才能适应时代发展的步伐,做好本职工作。
 
  四、结语
 
  新时期,办公室文秘人员要想促进各项工作顺利完成,必须通过提升自身职业能力、综合素质及树立大局观等策略,促进自身专业技能和工作素养不断提升。除此之外,还可以通过强化文秘实际操作水平等形式,为完成各项工作提供保障。
 
  参考文献:
 
  [1]使用AutoHotKey提高办公室文秘人员工作效率[J].黄彪,莫丽萍,朱阳生.办公自动化.2020(23)
 
  [2]加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化[J].金丽红.中小企业管理与科技(下旬刊).2020(10)
 
  [3]新形势下做好办公室文秘工作的几点思考[J].张新强.办公室业务.2020(19)

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