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企业管理与行政文秘工作的综合作用分析

作者:admin 发布时间:2022-09-06 11:17

  

作者简介:胡晓燕,厦门国贸教育集团有限公司;发表于《房地产世界》期刊
 
  摘要:本文分析了企业运营过程中文秘工作的重要性,并且充分分析了企业管理与文秘工作之间的关系。在企业发展过程中,企业需要通过提高文秘工作人员的工作效率和工作质量来提高企业管理质量和管理效率,从而促进企业的进一步发展。
 
  关键词: 企业管理;行政文秘工作;综合作用;
 
  在社会经济不断进步与发展的今天,市场竞争异常激烈,企业想要保持优势,占据有利地位,就必须加强企业管理,最大限度地发挥行政文秘工作的作用。基于此,本文首先探索了行政文秘工作对企业管理的必要性,然后重点从五个方面分析了企业管理与行政文秘工作的综合作用,希望给有关机构提供参考与借鉴。
 
  1行政文秘工作对企业管理的必要性
 
  在现代化企业管理的过程中,文秘工作者担当着重要职位,工作职责涉及企业发展各项事务,主要负责文书工作以及秘书工作。在不同的企业中,由于企业类型的差异,行政文秘工作的重点也有所不同,主要职责包括准备行政会议材料、整理资料、记录会议内容、起草纪要,以及报告、复函等文件的校印、下发等。
 
  首先,文秘人员具有一定的职业性。文秘行业对相关从业人员有着较高的要求,文秘人员需要具备多方面的能力,善于处理文书事务。在接待外来人员或者处理企业内部相关事务时,行政文秘人员也发挥着重要作用。
 
  其次,行政文秘工作者不仅要具备良好的撰写能力,还要具备语言表达以及人际交往等方面的能力。只有这样,才能够更好地处理企业内部的人际关系以及企业内部与外部之间的人际关系,加强企业管理,有效提高企业内部管理效率和质量。
 
  最后,行政文秘人员对企业经济发展起到了极为重要的作用。相关工作人员的日常事务,要以促进企业经济发展为目标,做好公关工作、企业内部的日常协调工作以及接待工作。
 
  由此可见,行政文秘工作涉及企业管理的各个方面,对于促进企业管理具有极为重要的作用,有利于使企业管理更加科学高效,从而为企业的进一步发展奠定良好的基础。
 
  2企业管理与行政文秘工作的综合作用
 
  2.1从思想角度来变革综合应用思路
 
  在企业发展的过程中,有效加强企业管理的主要目的是促进企业经济发展,保证利益最大化。因此,行政文秘人员在开展行政文秘工作的过程中,要以促进企业经济发展为核心,充分发挥自身岗位的价值。随着时代的发展、科学的进步,在信息化时代下,企业的各项工作内容发生了翻天覆地的变化。为了能够与时俱进,更好地强化企业管理,促进企业进一步发展,行政文秘人员要随着企业内部环境的变化而不断学习,进而保证企业的发展壮大。行政文秘人员还要不断更新自身思维模式,根据企业内部发展特点以及市场经济大环境,合理配置企业发展所需要的各种资源,实时调整企业内部的各项工作,为提高企业在市场中的竞争地位而不断优化创新。
 
  以教育行业行政文秘工作为例,行政文秘人员在参与教育企业管理工作时,需要严格把控教育企业薄弱环节,同时积极转变思维和行动方式,做好随时参与外部文化活动的准备工作,收集有效信息,做好调查研究工作,第一时间更新思维行动方式,精准把控教育行业市场动向,发挥出文秘工作的最大作用和价值,不断拓展教育企业经营管理思路。因此,行政文秘人员还需要树立多种意识,如超前服务意识、大局意识、形象意识、廉政意识等。
 
  行政文秘工作在企业管理过程当中发挥着极为重要的作用,因此,相关人员一定要具备大局观,并且要具备一定的奉献精神以及良好的服务精神和创造性思维,为发挥自身的价值而不断提升自我、改善思维,做好企业领导与企业各项务之间的协调工作,保持企业内部信息沟通顺畅,进而为领导决策提供最有效的数据支持,推动企业高速发展。
 
  2.2做好建议性工作,促进企业良性发展
 
  信息技术的发展,在给各行各业带来巨大变化的同时,也给企业发展带来了新的挑战。随着时代的发展,行政文秘工作的重要性越来越明显。为了能够更好地适应市场经济的发展,行政文秘工作人员需要结合企业自身基本情况,进行科学有效分析,提出综合性的发展建议,进而为领导决策提供有效的建议。
 
  行政文秘工作者可以说是领导的参谋,可为领导决策提供重要参考。因此,行政文秘工作人员必须做好建言献策的工作,因为每一个决策对于企业未来的发展都起着至关重要的引导作用,是促进企业经济飞速增长的关键环节。因此,行政文秘工作者一定要采取科学严谨的工作态度,强化自身责任意识。在日常工作过程中,行政文秘工作人员要与领导的思想保持一致,结合企业内部文化,提出针对性的建议,从而为企业的发展奠定良好的基础。
 
  因此,行政文秘工作者一定要不断学习先进的管理办法,具备规避风险的能力,做好企业发展的引导工作,不断提高专业技能水平,为企业决策提供科学有效的参考,从而促进企业全面发展。
 
  2.3延伸工作范围,减少工作风险
 
  在我国市场经济快速发展的背景下,企业的规模不断扩大。为了能够使企业在经济发展过程中得到持续稳定的发展,避免因风险而造成企业经济损失,行政文秘工作者必须合理调整工作范围,不断扩大协调范围,促进企业平稳发展。
 
  目前,在企业运营管理过程中,行政文秘工作更加开放,行政文秘人员不仅要处理企业内部的各种琐事,还要处理一些外部事务。例如:在企业内部发展的过程中,获取信息、活动策划以及材料准备等工作,都需要由行政文秘人员来完成;企业内部各岗位之间的协调、接待外部人员、与外部单位的沟通维护等工作,也都需要行政文秘人员来进行有效管理。因为行政文秘工作范围较广,所以企业对行政文秘人员的专业素养要求较高——行政文秘人员需要具备较高的协调能力、口语交际能力以及人际交往能力。另外,在文案撰写工作方面,行政文秘人员还要具备一定的写作能力,进而有效提高企业内部协调管理的质量以及效率。
 
  由此可见,行政文秘人员需要具备较高的专业素养,必须不断学习,将学习与实践充分结合起来,充分发挥行政文秘工作岗位的价值,使企业向着新的方向不断迈进。
 
  2.4秉持学习理念,面对新挑战
 
  在企业管理中,为了有效提高行政文秘工作质量,企业领导应要求行政文秘人员树立不断学习的理念,并且加强行政文秘人员培训。培训内容主要包括以下两个方面:①提高行政文秘人员的职业素养;②提高行政文秘人员的工作能力。
 
  首先,行政文秘人员需要具备良好的思想政治素养,与党的政策方针时刻保持一致,在企业管理过程中,要严格遵守国家相关政策。以教育行业行政文秘工作为例,行政文秘人员必须具有强烈的事业心和高度责任感,在教育企业的主要工作中,需要确定领导的核心地位,同时将主要工作内容确定为教育企业党政的重大部署,争取与领导保持统一的思想、目标、言语和行动。行政文秘人员还要掌握先进的信息技术,帮助领导采集各种教育信息,进而对教育信息进行加工和处理,提出相应的预案,积极贡献计策,不断降低领导决策风险。行政文秘人员要将信息服务作为载体,全面提高服务水平和能力。此外,行政文秘人员还要提高自身的道德品质,要具备较高的工作热情,在工作岗位上具有较强的使命感,带着时刻谦卑的心,做好企业管理工作,为领导提供有效帮助。在日常工作当中,行政文秘人员要严于律己,诚实守信,严格遵守企业的规章制度,在协调企业内部员工与领导之间关系的过程中,要学会灵活化解矛盾,促进企业内部和谐发展。
 
  其次,行政文秘人员要提高专业能力,结合行政文秘工作的属性,在企业管理过程中,维护各个部门的正常运营,同时协调好同事之间的关系,避免企业内部员工发生矛盾。因此,文秘工作者要不断提高协调能力,为企业营造和谐的氛围。在处理企业内部各种资料信息时,行政文秘人员要学会从多种数据信息当中。总结分析有价值的数据,为企业发展奠定数据基础。
 
  最后,在数字化信息时代,行政文秘人员是企业领导的得力助手,必须是复合型人才,可以为领导开拓全新领域提供支持和帮助,满足当前时代发展的需求。企业行政文秘人员要有效掌握现代化知识,优化知识结构,使行政文秘工作具有超前性的特点,除了能够熟练应用各种办公设备(如计算机、打印机、传真机等)之外,还要学会应用各种软件(如word、Excel等)来开展工作,以提高工作效率。
 
  2.5明确职责,落实文秘人员的职能
 
  在以往的企业管理过程中,行政文秘人员没有具体职责,而是将文职工作作为文秘工作的重点,很难发挥行政文秘工作的价值。因此,在企业管理过程中,企业必须明确行政文秘人员的职能,在会议协调、企业事务督办以及解决内部问题等方面,赋予行政文秘人员相关权利,充分发挥行政文秘工作的价值。例如:行政文秘人员必须能够处理好内外部事务,对内协调各项工作,积极与各部门进行沟通,懂得待人接物,进而使企业按照各项经营目标有序发展;对外做好信息收集和交流工作,第一时间呈报检验材料,反映主要问题,积极参与文化活动、经济活动,在大量的策划和筹集工作中,发挥协调作用,促进企业全面发展。除此之外,企业还要制定相应的考核机制和奖励机制,对工作业绩突出者给予相应的物质奖励,从而有效提高工作人员的积极性,促进企业高效发展。
 
  3结语
 
  综上所述,行政文秘工作对提高企业管理效率和质量具有极为重要的作用,因此,企业必须不断提高行政文秘工作人员的专业素养以及工作能力,明确其具体职能,对其进行专业技能培训,从而保证企业管理更加高效,促进企业持续发展。
 
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